Kako pratiti natječaje za više klijenata bez da ti nešto pobjegne

Konzultant koji priprema projektne prijave ima problem koji se s brojem klijenata mijenja kvalitativno, ne samo kvantitativno. Za jednu firmu možeš pamtiti što joj odgovara. Za trideset firmi u različitim djelatnostima, županijama i veličinama, pamćenje prestaje biti metoda - a cijena promašaja nije informacija koja je izmakla, nego honorar koji nije naplaćen.

Ovaj tekst opisuje kako taj posao izgleda kad se postavi kao sustav, bez obzira radiš li ga tablicom ili alatom.

Prvo: profil klijenta, ne popis želja

Praćenje počinje time da za svakog klijenta postoji zapisan profil s podacima koji stvarno određuju prihvatljivost. Iznenađujuće često ti podaci žive u glavi ili razbacani po mailovima, pa se pri svakom novom pozivu ponovno prikupljaju.

• Djelatnost prema NKD - ne opisno, nego šifra, jer se prihvatljivost piše šiframa.
• Veličina prema kriterijima za mikro, malo i srednje - uključujući povezana društva.
• Županija i točna lokacija ulaganja - lokalne potpore i regionalni intenziteti vise o tome.
• Pravni oblik - obrt, d.o.o., OPG i ustanova nisu zamjenjivi u uvjetima poziva.
• Iskorišteni de minimis prostor - bez toga ne znaš je li prijava uopće izvediva.
• Planirano ulaganje - što klijent ionako namjerava kupiti ili graditi u sljedećih godinu dana.

Drugo: izvori i ritam

Državna razina je vidljiva i svi je prate. Razlika u kvaliteti usluge nastaje na županijskoj i lokalnoj razini, gdje objave nisu standardizirane, često su samo PDF u rubrici "Javni pozivi" i nemaju nikakvu obavijest. Ako pokrivaš više županija, broj stranica koje treba obići brzo naraste preko trideset.

1. 1Fiksni dan u tjednu za obilazak izvora. Neredovito praćenje je isto što i nikakvo, samo skuplje.
2. 2Prvo filtriraj po roku. Poziv s rokom za deset dana ili se radi odmah ili se ne radi - nema smisla da bude u istoj hrpi s onim koji traje dva mjeseca.
3. 3Zabilježi i one koje preskačeš, s razlogom. Sljedeće godine isti poziv izlazi ponovno, a razlog je često prestao vrijediti.
4. 4Prati najave, ne samo objave. Indikativni godišnji planovi objavljuju se unaprijed i daju tjedne prednosti u pripremi dokumentacije.

Treće: prag relevantnosti

Najveća zamka nije propušteni poziv nego šum. Ako klijentu javljaš svaki poziv koji je *možda* njegov, nakon dva mjeseca prestaje čitati tvoje mailove - i tada propusti onaj koji je stvarno bio njegov. Vrijedi imati izričit prag: javljaš tek kad su djelatnost, veličina i lokacija prihvatljivi, a ne kad je poziv tek tematski blizu.

Praktično, to znači tri razine: javi odmah kad je pogodak jasan i rok kratak, stavi u mjesečni pregled kad je poziv relevantan ali nije hitan, i preskoči bez javljanja kad je uvjet prihvatljivosti tvrdo prekršen. Klijent koji zna da mu ne šalješ šum otvori svaki tvoj mail.

Gdje ručno praćenje puca

• Godišnji odmor i bolovanje. Sustav koji ovisi o jednoj osobi stane kad ta osoba stane, a rokovi ne staju.
• Rast portfelja. Metoda koja radi za deset klijenata rijetko preživi trideset bez promjene.
• Pozivi bez roka. Otvoreni su do iskorištenja sredstava i zatvaraju se tiho, često prije nego što itko primijeti.
• Promjena kod klijenta. Nova djelatnost, zaposlenik više ili preseljenje mijenjaju prihvatljivost, a profil ostane star.
• Izvori koji promijene stranicu. Rubrika se preseli, a ti to primijetiš tek kad shvatiš da odande mjesecima nije stiglo ništa.

Zadnja točka je podmukla jer izgleda kao zatišje. Vrijedi si zapisati kad je s kojeg izvora zadnji put stigao poziv - ako je od nekog izvora prošlo tromjesečje bez ijedne objave, vjerojatnije je da je nešto puklo nego da tamo nema natječaja.

Što klijent zapravo kupuje

Vrijedi to reći naglas jer se često podrazumijeva: klijent ne plaća pisanje prijave, nego to da netko misli umjesto njega prije nego što rok istekne. Konzultant koji javi za poziv tri tjedna prije roka i s obrazloženjem zašto se isplati vrijedi znatno više od onoga koji odlično piše prijave koje su stigle prekasno.