Trošak konzultanta: kad je dio proračuna projekta, a kad tvoj vlastiti honorar

Poduzetnik koji sastavlja proračun projekta zna da je jedna stavka uvijek osjetljiva: trošak vlastitog konzultanta. Ne zato što je pravilo komplicirano, nego zato što se dvije različite stvari nazivaju istim imenom - honorar za pripremu prijave i honorar za usluge tijekom provedbe. Prva je gotovo uvijek klijentov trošak, bez obzira na ishod prijave. Druga, pod uvjetima koje poziv postavlja, može biti dio proračuna koji davatelj sufinancira.

Ovaj tekst je napisan iz perspektive konzultanta koji tu razliku mora objasniti klijentu prije nego što potpiše ponudu, ne nakon što klijent otkrije da honorar za pisanje prijave nije pokriven.

Dvije vrste troška koje se miješaju u jednu riječ

Priprema prijave je posao koji se odvija prije nego što je ugovor o dodjeli uopće potpisan - pisanje obrasca, slaganje priloga, usklađivanje proračuna s uvjetima poziva. Taj posao davatelj gotovo nikad ne financira, jer nagrađuje rezultat, odobrenu prijavu, ne trud uložen u pripremu bilo koje prijave, uspješne ili ne.

Provedba je druga priča. Kad je ugovor potpisan, projekt često treba stručne usluge koje nisu pisanje prijave: stručni nadzor, izradu tehničke dokumentacije, vođenje projekta prema planu aktivnosti, pripremu izvještaja i zahtjeva za nadoknadom. Te usluge poziv može prepoznati kao prihvatljiv trošak, jednako kao i nabavu opreme, ako su navedene među dopuštenim vrstama troška. Opći uvjeti koje svaki trošak mora zadovoljiti opisani su u vodiču prihvatljivi troškovi - konzultantska usluga se ne izuzima od tih uvjeta, samo im dodaje jedan sloj više.

Što se najčešće priznaje kao usluga vanjskog stručnjaka

• Izrada studije izvedivosti ili poslovnog plana, kad je poziv izričito traži kao prilog uz projekt, a ne kao dio pripreme same prijave.
• Energetski pregled ili certifikat, kod poziva vezanih uz energetsku učinkovitost - usluga koju gotovo nitko ne radi sam.
• Izrada projektno-tehničke dokumentacije, kod ulaganja u građevinski dio ili opremu koja traži tehnički projekt.
• Upravljanje provedbom projekta, uključujući praćenje aktivnosti, komunikaciju s davateljem i pripremu izvještaja.
• Stručni nadzor nad izvođenjem radova ili ugradnjom opreme.
• Revizija projekta, kad je poziv traži kao uvjet za zahtjev za nadoknadom većeg iznosa.

Popis se razlikuje od poziva do poziva, a ono što je kod jednog davatelja prihvatljivo kao usluga vanjskog stručnjaka kod drugog uopće nije predviđeno kao vrsta troška. Provjerava se u popisu prihvatljivih troškova konkretnog poziva, ne u ovom popisu koji opisuje obrazac koji se ponavlja.

Kad tvoj honorar postaje trošak projekta, a ne samo trošak klijenta

Da bi tvoj honorar ušao u proračun projekta, obično moraju vrijediti tri uvjeta odjednom. Prvo, usluga koju pružaš mora biti navedena među prihvatljivim vrstama troška u pozivu - ne generički 'konzultantske usluge', nego konkretna aktivnost koju obavljaš. Drugo, ugovor s tobom mora biti sklopljen, a usluga pružena unutar razdoblja prihvatljivosti troška, ne prije njega. Treće, ako vrijednost usluge prelazi prag do kojeg klijent smije birati dobavljača bez formalnog postupka, tvoj angažman mora proći kroz isti postupak nabave kao i svaki drugi dobavljač - o čemu piše vodič nabava za korisnike potpora.

Ovaj treći uvjet je onaj koji konzultanti najčešće preskoče, jer djeluje čudno provoditi formalnu nabavu za uslugu koju je klijent tebi već namijenio prije prijave. Ali ako je tvoja usluga dio proračuna koji sufinancira davatelj, klijent te mora tretirati kao bilo kojeg dobavljača - uključujući, kod veće vrijednosti, prikupljanje usporedivih ponuda prije nego što posao uopće počne.

Honorar vezan uz postotak potpore

Praksa naplate honorara kao postotka odobrene potpore raširena je i sama po sebi nije upitna kao komercijalni dogovor s klijentom. Problem nastaje kad se ta ista naknada pokuša prikazati kao trošak projekta koji sufinancira davatelj - honorar vezan uz uspjeh prijave po prirodi je trošak koji nastaje zbog rezultata, ne zbog konkretne usluge tijekom provedbe, pa ga dio poziva izričito isključuje iz proračuna.

Kod usluga vanjskih stručnjaka koje ipak uđu u proračun, dio poziva postavlja i gornju granicu njihova udjela u ukupnom prihvatljivom trošku projekta. Razlog nije nepovjerenje prema struci nego to što je tržišnu cijenu nematerijalne usluge teže dokazati nego cijenu stroja s računom i deklaracijom - pa se izloženost ograničava odozgo. Provjeri ima li poziv na koji se klijent prijavljuje takvo ograničenje prije nego strukturiraš vlastiti honorar oko pretpostavke da cijeli iznos ulazi u proračun.

Sukob interesa kad si i savjetnik i dobavljač

Kad si klijentu pomogao osmisliti projekt, a onda se pojaviš i kao ponuditelj usluge stručnog nadzora ili upravljanja provedbom za taj isti projekt, nisi automatski u sukobu interesa - ali si u poziciji koju davatelj gleda pažljivije. Postupak odabira mora izgledati jednako kao da si potpuni stranac: usporedive ponude, unaprijed poznat kriterij, zapisnik koji objašnjava zašto je odabrana baš tvoja ponuda.

Najsigurniji način da to preživi kontrolu je da klijent o mogućem sukobu interesa unaprijed obavijesti davatelja, prije nego što postupak nabave uopće krene - ne nakon što netko postavi pitanje zašto je izabran baš konzultant koji je pisao prijavu.

Ako paralelno vodiš više klijenata i više prijava, organizacija tog posla je zasebna tema, opisana u vodiču praćenje natječaja za više klijenata. Trenutno otvorene pozive, prema kojima provjeravaš je li konkretna usluga uopće predviđena kao prihvatljiv trošak, nalaziš u katalogu natječaja.

Klijentu je lakše prihvatiti da honorar za pripremu prijave ide iz njegova džepa ako to čuje na početku, u ponudi, a ne nakon što odluka o dodjeli stigne i on očekuje da je sve pokriveno. Tekst ponude koji jasno razdvoji te dvije stavke štedi neugodan razgovor kasnije - i tebe štiti od optužbe da si nešto prešutio.